Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân

Chính sách này áp dụng cho dữ liệu cá nhân mà Công ty TNHH TM&DV Du Lịch Tự Do (Tự Do Travel) thu thập qua website Visa Canada và trong quá trình hỗ trợ hồ sơ: visa tạm trú Canada (du lịch, thăm thân, công tác, Super Visa, quá cảnh), giấy phép du học, giấy thông hành PRTD cho thường trú nhân, khôi phục tài khoản IRCC / GCKey, thủ tục cho công dân Canada tại Việt Nam (hộ chiếu, quốc tịch cho trẻ, lý lịch tư pháp, visa và thẻ tạm trú Việt Nam, kết hôn), ký văn bản ủy quyền điện tử và các dịch vụ đi kèm.

Chính sách được xây dựng theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/01/2026) và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Đơn vị quyết định mục đích, cách thức xử lý dữ liệu của bạn:

Tên doanh nghiệp

Công ty TNHH TM&DV Du Lịch Tự Do

Mã số thuế

0310457526

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Số 0310457526, do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp ngày 17/11/2010

Giấy phép kinh doanh lữ hành

Lữ hành Quốc tế, số 79-1032/2019/TCDL-GP LHQT, do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch — Tổng cục Du lịch cấp ngày 03/05/2019

Trụ sở

Lầu 4, 102D Lê Thị Riêng, Phường Bến Thành, TP. Hồ Chí Minh

Email tiếp nhận yêu cầu về dữ liệu cá nhân: support@dulichtudo.vn.

Khi bạn gửi form trên website

• Họ tên, số điện thoại, email (nếu bạn điền), tỉnh/thành đang sống.
• Câu trả lời về hoàn cảnh: mục đích chuyến đi, nhóm tuổi, nghề nghiệp, lịch sử đi lại, từng bị từ chối visa hay chưa, dịch vụ hoặc gói bạn quan tâm, nội dung bạn viết thêm.
• Trang bạn gửi form, thời điểm gửi, mã yêu cầu (mã ca) hệ thống cấp.

Khi bạn gửi giấy tờ

Bản chụp hộ chiếu, giấy tờ nhân thân, công việc, tài chính, gia đình… mà bạn tải lên sau khi gửi form hoặc gửi cho chuyên viên. Website chỉ nhận file PDF, JPG, PNG, tối đa 4,5MB mỗi file.

Khi bạn ký văn bản ủy quyền điện tử

Sau khi bạn đồng ý báo phí, chuyên viên gửi bạn một đường dẫn ký riêng (chỉ dùng một lần, có hạn). Khi ký, chúng tôi nhận: họ tên, ngày sinh, số điện thoại, email của bạn; họ tên và ngày sinh của người cùng hồ sơ (nếu có), với người dưới 18 tuổi là cha hoặc mẹ ký thay; họ tên bạn gõ lại và chữ ký tay vẽ trên màn hình.

Kèm theo là bằng chứng ký: thời điểm ký, mã phiên bản văn bản, địa chỉ IP đã được mã hóa một chiều (không lưu IP gốc), loại trình duyệt và cách bạn nhận đường dẫn. Văn bản đã ký được lưu dạng PDF trong thư mục hồ sơ của bạn và gửi bản sao tới email bạn nhập khi ký.

Khi bạn dùng dịch vụ

• Thông tin khai trong đơn xin visa hoặc thủ tục bạn ủy quyền: lịch sử đi lại, gia đình, công việc, tài chính, nơi ở, học tập; với giấy thông hành PRTD: ngày ra, vào Canada và giấy tờ chứng minh thời gian cư trú.
• Khi bạn ủy quyền cho chuyên viên đăng nhập và làm hồ sơ trên tài khoản IRCC của bạn (hoặc giúp khôi phục tài khoản IRCC / GCKey): thông tin đăng nhập tài khoản bạn cung cấp, thông tin trong tài khoản và thư từ của IRCC liên quan tới hồ sơ, trong phạm vi bạn ủy quyền. Bạn tự ký điện tử và tự xác nhận đơn.
• Với một số hồ sơ: lý lịch tư pháp, kết quả khám sức khỏe khi IRCC yêu cầu (do bác sĩ được IRCC chỉ định thực hiện), thư mời và giấy tờ của người mời, bảo hiểm y tế cho Super Visa, thư nhận học và giấy tờ tài chính cho giấy phép du học.
• Sinh trắc học (vân tay, ảnh chụp) do VAC (VFS Global) lấy trực tiếp khi bạn đến theo thư hướng dẫn của IRCC; dấu vân tay cho lý lịch tư pháp Canada do công ty lấy vân tay được Cảnh sát Hoàng gia Canada (RCMP) công nhận thực hiện. Tự Do Travel không thu, không lưu dữ liệu sinh trắc học.

Dữ liệu kỹ thuật

Địa chỉ IP và loại trình duyệt khi bạn gửi form, dùng để giới hạn số lần gửi và chặn gửi tự động (bot). Khi bạn bấm Gửi, dịch vụ chống bot của nhà cung cấp máy chủ kiểm tra tín hiệu của trình duyệt để phân biệt người và chương trình tự động.

Dữ liệu chúng tôi không nhận

Các công cụ tự làm (như checklist giấy tờ) chạy ngay trên trình duyệt, câu trả lời không gửi về máy chủ. Mục đã lưu, bản nháp form, dấu tích checklist chỉ nằm trên thiết bị của bạn — xem chính sách cookie.

• Liên hệ tư vấn, báo phí và trả lời yêu cầu bạn gửi.
• Thực hiện dịch vụ bạn đăng ký và ủy quyền: giải thích thông tin từ nguồn chính thức, điền đơn, đặt lịch hẹn, trợ giúp bạn hoàn tất hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
• Lưu bằng chứng bạn đã ký văn bản ủy quyền, để đối chiếu khi có thắc mắc về phạm vi công việc.
• Gửi email xác nhận đã nhận yêu cầu kèm mã ca; liên hệ về hồ sơ đang làm.
• Chống spam, gửi tự động và lạm dụng website.
• Thống kê lượt truy cập để cải thiện website — chỉ khi bạn đồng ý cookie phân tích.
• Thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế theo quy định pháp luật.

Căn cứ xử lý: sự đồng ý của bạn (ô đồng ý ở cuối mỗi form), hợp đồng dịch vụ giữa bạn và Tự Do Travel, và nghĩa vụ theo quy định pháp luật. Bạn có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào (xem cách thực hiện quyền); việc rút lại không ảnh hưởng tới phần xử lý đã thực hiện trước đó, nhưng nếu thiếu dữ liệu cần thiết, chúng tôi có thể không tiếp tục được dịch vụ.

Tự Do Travel không bán, cho thuê hay trao đổi dữ liệu cá nhân của bạn, và không dùng giấy tờ trong hồ sơ cho mục đích quảng cáo.

• Form đi qua máy chủ website (Vercel) tới hệ thống tự động hóa (n8n), rồi lưu trong Google Workspace của công ty: mỗi yêu cầu một thư mục trên Google Drive, một dòng trong sổ theo dõi trên Google Sheets, email thông báo nội bộ qua Gmail.
• Giấy tờ bạn tải lên đi thẳng vào thư mục của yêu cầu đó; mỗi lượt tải cần mã riêng do hệ thống cấp khi bạn gửi form.
• Thông tin đăng nhập tài khoản IRCC chỉ chuyên viên phụ trách hồ sơ của bạn dùng, chỉ để làm các việc bạn đã ủy quyền. Hoàn tất công việc theo ủy quyền, chúng tôi bàn giao lại tài khoản cho bạn; bạn đặt lại mật khẩu ngay để chỉ mình bạn đăng nhập được.
• Mọi kết nối dùng HTTPS. Địa chỉ nhận dữ liệu được bảo vệ bằng khóa bí mật, không hiện trên trình duyệt. Máy chủ website không ghi nội dung form vào nhật ký.
• Trong công ty, chỉ nhân viên phụ trách hồ sơ của bạn, bộ phận kế toán (giới hạn ở dữ liệu cần cho hóa đơn) và cấp quản lý khi rà soát chất lượng dịch vụ được truy cập, theo nguyên tắc chỉ xem những gì cần cho công việc.

Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu trong phạm vi cần để làm đúng việc bạn yêu cầu:

• Cơ quan và đối tác xử lý hồ sơ phía Canada, khi bạn dùng dịch vụ: Bộ Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) qua tài khoản IRCC của bạn; VAC do VFS Global vận hành tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh (lịch hẹn sinh trắc học, nộp và nhận hộ chiếu); bác sĩ do IRCC chỉ định khi hồ sơ cần khám sức khỏe; với công dân Canada: IRCC (hộ chiếu, chứng nhận quốc tịch), Đại sứ quán và Tổng Lãnh sự quán Canada tại Việt Nam, Cảnh sát Hoàng gia Canada (RCMP) qua công ty lấy vân tay được công nhận.
• Cơ quan Việt Nam, khi bạn dùng dịch vụ thủ tục phía Việt Nam (lý lịch tư pháp, gia hạn tạm trú, visa Việt Nam): cơ quan công an, xuất nhập cảnh có thẩm quyền, qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc nộp trực tiếp.
• Nhà cung cấp hạ tầng xử lý dữ liệu thay chúng tôi: Vercel (máy chủ website, chống bot), n8n (tự động hóa quy trình), Google (Drive, Sheets, Gmail; Google Analytics chỉ khi bạn đồng ý cookie phân tích).
• Đối tác dịch vụ đi kèm (vé máy bay, bảo hiểm du lịch, khách sạn, SIM) — chỉ khi bạn đăng ký dịch vụ đó.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp.

Xin visa Canada hay làm giấy tờ cho công dân Canada nghĩa là dữ liệu hồ sơ được gửi tới cơ quan Chính phủ Canada và đối tác của họ. Đây là bước bắt buộc để làm thủ tục bạn yêu cầu, không phục vụ mục đích khác. Việc Chính phủ Canada xử lý dữ liệu của người nộp đơn theo chính sách do cơ quan cấp thị thực Canada công bố trên trang chính thức (xem nguồn tham khảo).

IRCC công bố cách quản lý thông tin cá nhân và dữ liệu sinh trắc học của người nộp đơn (gồm việc chia sẻ thông tin sinh trắc học với các nước đối tác) tại trang Privacy in our programs của IRCC.

Máy chủ của các nhà cung cấp hạ tầng có thể đặt ngoài Việt Nam. Chúng tôi chỉ chuyển phần dữ liệu cần cho mục đích đã nêu.

• Hồ sơ nhạy cảm phục vụ dịch vụ (bản chụp hộ chiếu, sao kê ngân hàng, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, giấy tờ tải lên, văn bản ủy quyền đã ký và bằng chứng ký…): hủy trong vòng 180 ngày kể từ khi kết thúc dịch vụ, hoặc sớm hơn nếu hợp đồng có thỏa thuận khác.
• Thông tin đăng nhập tài khoản IRCC và dữ liệu chúng tôi lấy từ tài khoản: xóa khi hết thời hạn lưu trữ nêu trên hoặc khi kết thúc thỏa thuận dịch vụ, tùy mốc nào đến trước.
• Yêu cầu tư vấn không tiếp tục thành dịch vụ: thông tin trong form và giấy tờ đã gửi được xóa trong vòng 180 ngày kể từ lần trao đổi cuối.
• Dữ liệu tối thiểu cho kế toán, thuế (họ tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại trên hóa đơn): lưu theo thời hạn của Luật Kế toán và pháp luật thuế.
• Dữ liệu trên trình duyệt của bạn: còn tới khi bạn xóa; bản nháp form tự hết hạn sau 7 ngày.

Bạn có thể yêu cầu xóa sớm hơn (xem cách thực hiện quyền), trừ phần pháp luật bắt buộc phải lưu.

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, bạn có quyền:

1. Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
2. Đồng ý hoặc không đồng ý, rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân.
3. Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân.
4. Yêu cầu cung cấp, xóa, hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân; phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân.
5. Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.
6. Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức, cá nhân liên quan thực hiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình theo quy định.

Gửi email tới support@dulichtudo.vn, ghi rõ: họ tên, số điện thoại hoặc email đã dùng khi gửi form, mã ca (nếu có) và yêu cầu của bạn (xem, sửa, xóa, rút lại đồng ý…). Chúng tôi có thể hỏi thêm thông tin để xác minh đúng là bạn trước khi thực hiện.

Việc gấp, gọi 0938 388 099 hoặc xem kênh khiếu nại. Tự Do Travel phản hồi trong thời hạn theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ visa của trẻ em, người chưa thành niên do cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp cung cấp thông tin và đồng ý xử lý theo quy định pháp luật. Người dưới 18 tuổi không nên tự gửi form khi chưa có sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ.

Dù đã áp dụng biện pháp bảo vệ hợp lý, không thể loại trừ hoàn toàn rủi ro do nguyên nhân khách quan (sự cố kỹ thuật của bên thứ ba, bất khả kháng). Khi phát hiện sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu của bạn, chúng tôi thông báo kịp thời cho bạn và cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Khi chính sách thay đổi, ngày cập nhật ở đầu trang được đổi theo; thay đổi quan trọng được thông báo trên website.